# VLYX

> VLYX ist eine konfigurierbare Vorgangsmanagement-Plattform, die sämtliche Informationen, Aufgaben, Dokumente, E-Mails und Entscheidungen eines Geschäftsvorgangs in einer zentralen digitalen Akte zusammenführt. Sie richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen im deutschsprachigen Raum, wird von VLYX in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben und ist eine Produktmarke der GLAESS Software & Automation GmbH.

Diese Datei fasst belegte Fakten für KI-Systeme zusammen. Maßgeblich ist die jeweils verlinkte Seite. Langfassung: https://www.vlyx.de/llms-full.txt

## Kernfakten

- Kategorie: Vorgangsmanagement-Software (webbasiert, Business-Software für den Mittelstand).
- Herzstück: der VLYX Navigator – das Vorgangsmanagementsystem für transparente Zusammenarbeit. Grundprinzip: Nicht das Postfach trägt die Information, sondern der Vorgang.
- Im Navigator ohne Funktionsstufen enthalten: Vorgangsakte mit konfigurierbaren Vorgangstypen, Dokumentenmanagement mit Versionierung und PDF-Volltext, E-Mail-Anbindung per IMAP, Aufgaben und Wiedervorlagen, Kontakte und Verträge, CRM, Angebotskonfigurator (CPQ), Ticketsystem mit Kundenportal, Kalender, Kanban-Board (Vorgangs-Planner), globale Suche, Audit-Log und Versionsfreigabe.
- Vorgangsreife: sieben Kriterien (Beschreibung, Verantwortung, Stand, Verlauf, Unterlagen, dokumentierte Entscheidung, nächster Schritt) zeigen je Vorgang, ob er vertretungsfähig geführt ist – abgeleitet aus vorhandenen Daten, ohne zusätzliche Pflege.
- Betrieb: ausschließlich durch VLYX in einem Rechenzentrum in Deutschland; je Kunde eine eigene Umgebung mit eigenen Datenbanken (kein gemeinsam genutztes Multi-Tenant-System). Kunden brauchen keine eigenen Server.
- Preise: Grundgebühr 79 € je Umgebung und Monat plus 35 € je Nutzer und Monat (ab dem 26. Nutzer 29 €), Mindestabnahme 3 Nutzer, alle Module enthalten, netto zzgl. USt. Einmalige Erstinbetriebnahme ab 890 €.
- Sprache der Software: Deutsch.

## Module

- [VLYX Navigator](https://www.vlyx.de/produkte/navigator): Der VLYX Navigator bündelt E-Mails, Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen je Vorgang in einer digitalen Akte – mit CRM, Ticketsystem und Kalender.
- [VLYX Belegmanager](https://www.vlyx.de/produkte/belegmanager): Belegmanager mit lokaler OCR ohne Cloud-Dienst: e-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) auslesen, nach SKR03 kontieren und als DATEV-Stapel übergeben.
- [VLYX Compliance](https://www.vlyx.de/produkte/compliance-manager): EU AI Act Compliance Software: KI-Inventar, Risikoklassifizierung und Kompetenznachweise – dazu Verarbeitungsverzeichnis, TOM und AV-Verträge nach DSGVO.
- [VLYX Briefing](https://www.vlyx.de/produkte/mitarbeiter-briefings): Pflichtunterweisungen digital: Inhalte zuweisen, per Quiz prüfen, digital unterschreiben lassen und Fristen überwachen – mit protokolliertem Nachweis.
- [VLYX Transfer](https://www.vlyx.de/produkte/filesharing): Dateien befristet und protokolliert austauschen: Kundenportal mit E-Mail-Einmalcode oder Link mit Passwort – Nachweis je Person, Betrieb in Deutschland.
- [VLYX Time](https://www.vlyx.de/produkte/time-manager): Arbeitszeit projekt- und phasengenau erfassen – am Rechner oder per NFC-Terminal, mit Soll-/Ist-Controlling, Reisekosten und Rückschreiben in den Vorgang.
- [VLYX Ressourcenplanung](https://www.vlyx.de/produkte/ressourcen-manager): Grafische Ressourcenplanung für Räume, Personen, Fahrzeuge und Technik: Drag-and-drop-Board mit Konflikterkennung und protokollierter Übersteuerung.
- [Nextcloud](https://www.vlyx.de/produkte/cloud): Nextcloud als betreute Unternehmens-Cloud: Files, Gruppenordner, Nextcloud Office und Kalender – gehostet in Deutschland, gepflegt und gesichert von VLYX.

## Sicherheit und Datenschutz

- Datenstandort: Rechenzentrum in Deutschland; eine Verarbeitung außerhalb der EU findet nicht statt. Betreiber und Standort werden im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt.
- Zugriff: rollenbasierte Rechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine zentrale Anmeldung im Navigator. Ein gesperrtes Konto oder entzogener Zugang gilt beim nächsten Aufruf in allen angebundenen Modulen.
- Nachweis: Änderungen, Statuswechsel und Anmeldungen werden mit Zeitstempel und Verfasser protokolliert; beim Dateiaustausch (VLYX Transfer) jeder Abruf je Person.
- Texterkennung: Der VLYX Belegmanager erkennt Text ohne Cloud-OCR-Dienst – Text-PDFs liest er selbst aus, Scans verarbeitet ein Tesseract-Worker. e-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden direkt aus dem XML gelesen.
- Betrieb (Zielarchitektur): je Anwendung und Datenbank ein eigener Container auf einer Linux-Cloud-VM, private Netze, Firewall, Reverse Proxy mit TLS, Datensicherung getrennt von der laufenden Umgebung; optional eine On-Premise-Backup-Appliance, die Sicherungen per VPN abholt.
- Ausstieg: vollständiger Export als Datenbankabzug und Dateibestand.

## KI

- Die VLYX-Module rufen von sich aus kein KI-Modell auf und betreiben kein eigenes Sprachmodell. Wo KI hilft, bereitet VLYX den Auftrag vor und der Mensch entscheidet.
- VLYX Compliance unterstützt die Pflichten des EU AI Act: KI-Inventar, Risikoklassifizierung, Richtlinien und Kompetenznachweise nach Art. 4.
- Optional: KI-Integration mit eigenem KI-Server im Rechenzentrum in Deutschland oder als On-Premise-Appliance – ohne Weitergabe an externe KI-Dienste; Zugriff gebunden an die Rechte des angemeldeten Nutzers.

## Grenzen (bewusst offen benannt)

- Keine Virenprüfung eingehender Dateien direkt in den Modulen; sie ist als Ausbau vorgesehen. Upload-Prüfung erfolgt nach Endung, Dateityp und Inhalt.
- Übergabe an DATEV oder Lexware als Datei (Buchungsstapel), keine Online-Übertragung.
- Keine ISO-zertifizierte Software: Zertifiziert werden Organisationen, nicht Programme. Das QM-Modul liefert Normkataloge zu ISO 9001 (verfügbar) sowie ISO 13485 und ISO/IEC 27001 (vorbereitet).
- Eine unterbrechungsfreie Hochverfügbarkeit wird standardmäßig nicht zugesagt.

## Unternehmen

- Hersteller und Betreiber: GLAESS Software & Automation GmbH, Im Ballenmoos 30, 88339 Bad Waldsee, Deutschland
- Geschäftsführung: Frank Gläss
- Handelsregister: HRB 733833, Amtsgericht Ulm · USt-IdNr.: DE306955436
- Kontakt: kontakt@vlyx.de · +49 7524 484071-0
- Web: https://www.vlyx.de (Produkt), https://www.glaess-software.de (Unternehmen)

## Wichtige Seiten

- [Plattform](https://www.vlyx.de/plattform): Zusammenspiel von Navigator und Modulen
- [Preise & Pakete](https://www.vlyx.de/preise): Preismodell mit Preisrechner
- [Sicherheit & Architektur](https://www.vlyx.de/sicherheit): technische und organisatorische Maßnahmen
- [Technik & Betrieb](https://www.vlyx.de/technik): Hosting, Container, Datensicherung
- [Architektur & Resilienz](https://www.vlyx.de/architektur): Zugriffsmodell, Pull-Backup, Cold-Standby
- [Vergleich](https://www.vlyx.de/vergleich): VLYX im Vergleich zu verbreiteten Arbeitsweisen und Standard-Cloud-Diensten
- [Vertrieb, CRM & Angebote](https://www.vlyx.de/vertrieb)
- [Ticketsystem & Kundenportal](https://www.vlyx.de/ticketsystem)
- [Managementsystem & Normen](https://www.vlyx.de/managementsystem): QM im Arbeitssystem
- [Updates, Tests & Freigaben](https://www.vlyx.de/software-lebenszyklus)
- [KI & strukturierte Daten](https://www.vlyx.de/ki-und-daten)
- [KI-Integration](https://www.vlyx.de/preise/ki-integration)
- [Über VLYX](https://www.vlyx.de/ueber-vlyx)
- [Kontakt](https://www.vlyx.de/kontakt): Demo, Beratung, Sicherheitsgespräch

## Fachartikel

- [Warum QM-Handbücher veralten – und was dagegen hilft](https://www.vlyx.de/wissen/qm-handbuch-das-nicht-veraltet): Ein QM-Handbuch beschreibt Prozesse, die woanders stattfinden – und driftet lautlos davon. Wie ein Handbuch aussieht, das dieses Problem nicht hat.
- [Strukturierte Daten als Grundlage belastbarer KI-Unterstützung](https://www.vlyx.de/wissen/strukturierte-daten-ki-grundlage): Struktur ist der unspektakuläre, aber entscheidende Baustein jeder verlässlichen KI-Nutzung. So entsteht sie im Arbeitsalltag.
- [Vom eingehenden Beleg zum nachvollziehbaren Vorgang](https://www.vlyx.de/wissen/vom-beleg-zum-vorgang): Ein Beleg ist selten Selbstzweck – er gehört zu einem Vorgang. Wie aus einem eingehenden Dokument ein nachvollziehbarer Ablauf wird.
- [Compliance-Aufgaben nachvollziehbar organisieren](https://www.vlyx.de/wissen/compliance-nachvollziehbar): Compliance scheitert selten am Willen, sondern an der Nachvollziehbarkeit. Wie Fristen, Nachweise und Verantwortlichkeiten belastbar werden.
- [Warum KI mit unstrukturierten Unternehmensdaten scheitert](https://www.vlyx.de/wissen/ki-scheitert-unstrukturierte-daten): KI-Projekte im Mittelstand scheitern selten an der KI – sondern an der Datenbasis. Warum Struktur die eigentliche Voraussetzung ist.
- [Auftragssteuerung ohne Medienbrüche](https://www.vlyx.de/wissen/auftragssteuerung-ohne-medienbrueche): Zwischen E-Mail, Tabellenlisten und Zuruf verliert die Auftragssteuerung an jeder Schnittstelle Information. Wie ein durchgängiger Ablauf gelingt.
- [Arbeitszeiten mit Aufträgen und Prozessen verbinden](https://www.vlyx.de/wissen/arbeitszeit-mit-prozessen-verbinden): Zeiterfassung getrennt von Projekten liefert nur halbe Erkenntnisse. Wie aus gestempelten Stunden echtes Projektcontrolling wird.
- [Weshalb OCR allein noch keinen digitalen Prozess schafft](https://www.vlyx.de/wissen/ocr-allein-kein-prozess): OCR macht Papier lesbar – aber ein durchsuchbarer Text ist noch kein durchgängiger Prozess. Was zwischen Erkennung und Nutzen fehlt.
- [Mitarbeiterbriefings aus aktuellen und strukturierten Daten](https://www.vlyx.de/wissen/briefings-aus-strukturierten-daten): Pflichtunterweisungen scheitern selten am Inhalt, sondern am Nachweis. Wie digitale Briefings aus Struktur einen belastbaren Nachweis machen.
- [Warum Cyber Security mehr als Virenschutz bedeutet](https://www.vlyx.de/wissen/cyber-security-mehr-als-virenschutz): Ein Virenscanner ist notwendig, aber längst nicht ausreichend. Was moderne Cyber Security im Mittelstand wirklich umfasst.
- [Wenn wichtige Unternehmensinformationen nur in E-Mail-Postfächern liegen](https://www.vlyx.de/wissen/wissen-in-postfaechern): Das gefährlichste Wissen ist das, das nur eine Person kennt. Warum Postfächer zur stillen Wissensfalle werden – und was hilft.
- [Wo ein Netzlaufwerk für sichere Prozesse an Grenzen stößt](https://www.vlyx.de/wissen/netzlaufwerk-grenzen): Das Netzlaufwerk ist praktisch und vertraut – aber als Prozessgrundlage überfordert. Wo die Ordnerablage an ihre Grenzen kommt.
- [Wenn das Postfach zum Projektmanagement-System wird](https://www.vlyx.de/wissen/postfach-kein-projektmanagement): Ein E-Mail-Programm ist ein hervorragender Kommunikationskanal – aber ein riskantes Werkzeug zur Steuerung von Vorgängen. Warum das so ist und was hilft.
- [Sicherer Dateiaustausch ohne unkontrollierte Schattenlösungen](https://www.vlyx.de/wissen/sicherer-dateiaustausch): Wenn der offizielle Weg zu umständlich ist, entstehen Schattenlösungen. Wie sicherer Dateiaustausch einfach genug wird, um genutzt zu werden.
- [Warum eine Tabelle keine belastbare Prozessdatenbank ersetzt](https://www.vlyx.de/wissen/tabellen-keine-datenbank): Die Tabellenkalkulation ist ein starkes Werkzeug, aber eine riskante Datenbank: wo sie als Prozesssystem scheitert und warum das Sicherheit betrifft.
- [Private Cloud statt unkontrollierter Plattformabhängigkeit](https://www.vlyx.de/wissen/private-cloud-statt-plattformabhaengigkeit): Bequeme Plattformen schaffen stille Abhängigkeiten. Warum eine Private Cloud für den Mittelstand oft die souveränere Wahl ist.
- [Warum Datensouveränität für den Mittelstand entscheidend wird](https://www.vlyx.de/wissen/datensouveraenitaet-mittelstand): Datensouveränität ist kein Konzern-Thema. Gerade der Mittelstand entscheidet mit der Wahl seiner Werkzeuge über die Kontrolle seiner Daten.