Kaum ein Werkzeug ist so beliebt wie Excel – zu Recht. Für Berechnungen und schnelle Auswertungen ist es unschlagbar. Als dauerhafte Prozessdatenbank wird es jedoch schnell zum Risiko.

Das Problem: Eine Tabelle ist keine Datenbank

Excel kennt keine echten Beziehungen, keine verlässliche Mehrbenutzer-Sicherheit, keine Historie und keine Rechte. Jede Zelle ist frei überschreibbar. Genau diese Freiheit macht es als gemeinsames Prozesssystem gefährlich.

Die Folgen

  • Mehrere Fassungen derselben Liste kursieren gleichzeitig.
  • Ein versehentlicher Klick überschreibt Daten unbemerkt.
  • Es gibt keine Zuständigkeit und keine Historie: Wer hat was wann geändert?
  • Ab einer gewissen Größe entstehen Dubletten und Widersprüche.

Der Lösungsansatz: Struktur mit Regeln

Ein Prozesssystem braucht, was Excel fehlt: definierte Felder, Beziehungen, Rollen, Pflichtangaben und eine nachvollziehbare Historie. Der VLYX-Auftragsmanager bildet Aufträge mit Status, Positionen und Pflicht-Checklisten ab – die Software führt durch den Prozess, statt beliebige Eingaben zuzulassen.

Excel gibt jedem alle Freiheiten. Ein Prozesssystem gibt jedem genau die richtigen.

Praxisbeispiel

Ein Betrieb steuerte Aufträge über eine geteilte Excel-Liste. Weil mehrere Personen gleichzeitig arbeiteten, gingen Statusänderungen verloren. Nach der Umstellung auf ein Board mit klaren Zuständigkeiten war der Fortschritt für alle sichtbar – und keine Änderung ging mehr unter.

Passende VLYX-Produkte

Kurz beantwortet

Muss ich Excel aufgeben? Nein. Für Berechnungen und Analysen bleibt Excel wertvoll. Nur als dauerhafte Prozessdatenbank ist es ungeeignet.

Kann ich meine Excel-Daten übernehmen? In der Regel ja – strukturierte Listen lassen sich als Startpunkt nutzen.

Passend dazu: Nutzen Sie Outlook als Projektmanagement-System?