VLYX-Belegmanager
Jeder Beleg auffindbar – bis auf die einzelne Zeile im Dokument.
Kennen Sie diese Ausgangslage?
Rechnungen, Angebote und Lieferscheine liegen als Dateien verstreut auf Netzlaufwerken und in Cloud-Ordnern. Der Inhalt ist nicht durchsuchbar, Auswertungen bedeuten manuelle Handarbeit.
Die Folge im Arbeitsalltag
Belege werden mehrfach gesucht, offene Posten spät erkannt und Monats- oder Projektauswertungen kosten unnötig Zeit. Wichtige Angaben stecken „unsichtbar“ in PDFs fest.
Belege zentral, durchsuchbar und auswertbar – statt verstreut auf Laufwerken.
Der VLYX-Belegmanager speichert Geschäftsbelege zentral in einer normalisierten Datenbank, macht ihren Inhalt per OCR volltext-durchsuchbar und bereitet sie in einer schnell filter- und gruppierbaren Tabelle auf.
- Volltextsuche über den erkannten Belegtext – nicht nur über den Dateinamen.
- Filtern, gruppieren und summieren wie in einer Tabelle, inkl. Netto-Zwischensummen je Firma, Projekt oder Monat.
- Split-Screen: links die Liste, rechts die PDF-Vorschau samt Metadaten und Änderungsverlauf.
- Persönliche und geteilte Ansichten für wiederkehrende Auswertungen (z. B. offene Posten).
- Export als CSV oder PDF unter Übernahme der aktiven Filter und Sortierung.
Was VLYX-Belegmanager konkret leistet
OCR-Texterkennung
Zweistufige, lokal betriebene Pipeline: serverseitige Textextraktion aus Text-PDFs und ein Tesseract-Worker für gescannte Dokumente und Bilder. Der erkannte Text wird volltext-durchsuchbar – ohne Cloud-Dienst.
Belegliste im Tabellenstil
Aufklappbare Spaltenmenüs mit Sortierung, Checkbox-Filtern und Gruppierung inklusive Zwischen- und Gesamtsummen.
Split-Screen-Bearbeitung
PDF-Inline-Vorschau neben dem Metadatenformular; Kennzeichen als farbige Badges und ausklappbarer Änderungsverlauf.
Schnellfilter & gespeicherte Ansichten
Vordefinierte Sichten wie „Offene Posten Debitoren/Kreditoren“ sowie eigene, wiederverwendbare Filtervorlagen.
Drag-&-Drop-Upload
Belege per Ziehen ablegen und mit Firma, Projekt, Belegtyp, Betrag und Datum erfassen; Firmen und Projekte werden bei Bedarf automatisch angelegt.
So läuft es in der Praxis
Beleg per Drag & Drop hochladen und Metadaten erfassen (Firma, Projekt, Betrag, Datum).
Im Hintergrund extrahiert die OCR-Pipeline den Text und macht ihn durchsuchbar.
In der Liste filtern, gruppieren und im Split-Screen die PDF prüfen.
Status und Kennzeichen inline pflegen – jede Änderung landet im Aktivitätslog.
Auswertung über Summen erstellen und als CSV oder PDF exportieren.
Konkret angewendet
Offene Posten im Griff
Ein Schnellfilter zeigt alle unbezahlten Debitoren- oder Kreditorenbelege; die Gruppierung liefert die Summen je Firma auf einen Blick.
Beleg inhaltlich wiederfinden
Statt Ordner zu durchsuchen, findet die Volltextsuche einen Beleg über eine Rechnungsnummer oder Position aus dem erkannten Text.
Monats- und Projektauswertung
Gruppierung nach Belegmonat oder Projekt mit Netto-Zwischensummen und anschließendem Export für die Buchhaltung.
Eigenständig – und im Verbund noch stärker
Belegmanager ist eine vollständige, eigenständige Anwendung und allein voll nutzbar. Belegdaten und erkannte Inhalte lassen sich über die gemeinsame Private Cloud und Identität in die VLYX-Plattform einordnen und Vorgängen im Navigator zuordnen.
Zur PlattformKI-Nutzen
Die OCR macht Papier- und Scan-Belege zu strukturiertem, durchsuchbarem Text. Genau diese saubere Datenbasis – erkannter Inhalt plus geordnete Metadaten – ist die Voraussetzung, damit eine spätere KI-Auswertung überhaupt verlässlich arbeiten kann.
KI & DatenSicherheit & Datenschutz
- Anmeldung mit bcrypt sowie optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) mit Backup-Codes.
- Optionales Single-Sign-on gegen die eigene Private Cloud (OIDC/OAuth2).
- Rollen (Administration/Anwender), CSRF-Schutz, Prepared Statements und Ausgabe-Escaping.
Zu VLYX-Belegmanager
Nein. Die Texterkennung läuft lokal (serverseitige Extraktion plus Tesseract-Worker). Belege verlassen dafür nicht Ihre Umgebung.
Gängige Belegformate wie PDF sowie Bildformate (JPG, PNG, TIFF).
Eine direkte FiBu-Schnittstelle ist nicht Teil des Produkts. Für den Datenaustausch stehen CSV- und PDF-Export bereit.
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