VLYX Belegmanager
Jeder Beleg auffindbar – und buchungsfertig für die Kanzlei.
Kennen Sie diese Ausgangslage?
Rechnungen, Angebote und Lieferscheine liegen als Dateien verstreut auf Netzlaufwerken und in Cloud-Ordnern. Der Inhalt ist nicht durchsuchbar, Auswertungen bedeuten manuelle Handarbeit.
Die Folge im Arbeitsalltag
Belege werden mehrfach gesucht, offene Posten spät erkannt und Monats- oder Projektauswertungen kosten unnötig Zeit. Wichtige Angaben stecken „unsichtbar“ in PDFs fest.
Belege und e-Rechnungen zentral erfassen, durchsuchen, kontieren – und als DATEV-Buchungsstapel übergeben.
VLYX Belegmanager ist die Belegverwaltung der VLYX-Plattform mit lokaler Texterkennung (OCR) ohne Cloud-Dienst. Er speichert Geschäftsbelege zentral in einer normalisierten Datenbank, liest e-Rechnungen strukturiert aus, macht übrige Belege per OCR volltext-durchsuchbar und leitet daraus buchungsfähige Sätze ab – bis zum Buchungsstapel im DATEV-Format für Kanzlei oder Buchhaltungsprogramm.
- e-Rechnungen, die seit 2025 jedes Unternehmen empfangen können muss, werden ausgelesen statt abgetippt – als XRechnung oder ZUGFeRD.
- Buchungsstapel im DATEV-Format: Die Kanzlei importiert ihn unverändert, Lexware liest ihn über den DATEV-Import.
- Volltextsuche über den erkannten Belegtext – nicht nur über den Dateinamen.
- Filtern, gruppieren und summieren wie in einer Tabelle, inkl. Netto-Zwischensummen je Firma, Projekt oder Monat.
- Split-Screen: links die Liste, rechts die PDF-Vorschau samt Metadaten und Änderungsverlauf.
- Persönliche und geteilte Ansichten für wiederkehrende Auswertungen (z. B. offene Posten).
- Export als CSV oder PDF unter Übernahme der aktiven Filter und Sortierung.
Was VLYX Belegmanager konkret leistet
e-Rechnung nach EN 16931
Erkennt ZUGFeRD/Factur-X (PDF mit eingebettetem XML) und XRechnung (reines XML) und übernimmt die Kopfdaten in die Belegfelder – samt Hinweisen, wo etwas zu prüfen ist.
Kontierung & DATEV-Export
Buchungsfähige Sätze nach SKR03, exportiert als DATEV-Buchungsstapel. Formular, Vorschau und Export rechnen mit derselben Logik – die Vorschau zeigt, was später gebucht wird.
OCR-Texterkennung
Zweistufig und ohne externen OCR-Dienst: Text-PDFs liest der Belegmanager selbst aus, gescannte Dokumente und Bilder übernimmt ein Tesseract-Worker, der sie über eine geschützte Schnittstelle abholt. Der erkannte Text wird volltext-durchsuchbar.
Belegliste im Tabellenstil
Aufklappbare Spaltenmenüs mit Sortierung, Checkbox-Filtern und Gruppierung inklusive Zwischen- und Gesamtsummen.
Split-Screen-Bearbeitung
PDF-Inline-Vorschau neben dem Metadatenformular; Kennzeichen als farbige Badges und ausklappbarer Änderungsverlauf.
Schnellfilter & gespeicherte Ansichten
Vordefinierte Sichten wie „Offene Posten Debitoren/Kreditoren“ sowie eigene, wiederverwendbare Filtervorlagen.
Drag-&-Drop-Upload
Belege per Ziehen ablegen und mit Firma, Projekt, Belegtyp, Betrag und Datum erfassen; Firmen und Projekte werden bei Bedarf automatisch angelegt.
So läuft es in der Praxis
Beleg per Drag & Drop hochladen; bei einer e-Rechnung sind Firma, Betrag und Datum bereits vorbelegt.
Bei übrigen Belegen extrahiert die OCR-Pipeline den Text und macht ihn durchsuchbar.
In der Liste filtern, gruppieren und im Split-Screen die PDF prüfen.
Kontieren – die Vorschau zeigt den Buchungssatz, jede Änderung landet im Aktivitätslog.
Buchungsstapel im DATEV-Format exportieren oder Auswertungen als CSV oder PDF ausgeben.
Konkret angewendet
Monatsabschluss an die Kanzlei
Die Belege des Monats sind kontiert; der Export erzeugt den Buchungsstapel, den die Kanzlei ohne Nacharbeit importiert.
Offene Posten im Griff
Ein Schnellfilter zeigt alle unbezahlten Debitoren- oder Kreditorenbelege; die Gruppierung liefert die Summen je Firma auf einen Blick.
Beleg inhaltlich wiederfinden
Statt Ordner zu durchsuchen, findet die Volltextsuche einen Beleg über eine Rechnungsnummer oder Position aus dem erkannten Text.
Monats- und Projektauswertung
Gruppierung nach Belegmonat oder Projekt mit Netto-Zwischensummen und anschließendem Export für die Buchhaltung.
Modul der VLYX-Navigator-Plattform
VLYX Belegmanager ist ein Modul der VLYX-Navigator-Plattform – mit gemeinsamer Anmeldung, gemeinsamem Sicherheitskonzept und gemeinsamer Datensicherung. Der Belegmanager hängt an der zentralen VLYX-Anmeldung: Wer im Navigator dafür freigeschaltet ist, wechselt ohne zweite Anmeldung hinein – und ein im Navigator entzogener Zugang gilt auch hier beim nächsten Aufruf.
Zur PlattformKI-Nutzen
Die OCR macht Papier- und Scan-Belege zu strukturiertem, durchsuchbarem Text, e-Rechnungen liefern ihre Daten ohnehin strukturiert. Genau diese saubere Datenbasis – erkannter Inhalt plus geordnete Metadaten – ist die Voraussetzung, damit eine spätere KI-Auswertung überhaupt verlässlich arbeiten kann.
KI & DatenSicherheit & Datenschutz
- Anmeldung über die zentrale VLYX-Anmeldung im Navigator; Rolle und Exportrecht werden im Belegmanager vergeben.
- Notfallzugang nur für Administratoren: Passwort plus TOTP mit Backup-Codes, ab Werk abgeschaltet, jede Nutzung protokolliert.
- Rollen (Administration/Anwender) mit gesondertem Exportrecht, CSRF-Schutz, Prepared Statements und Ausgabe-Escaping.
Zu VLYX Belegmanager
Nein. Text-PDFs liest der Belegmanager selbst aus; nur Scans und Bilder gehen an einen Tesseract-Worker, der sie über eine geschützte Schnittstelle abholt. Ein externer OCR-Dienst ist nicht beteiligt.
PDF und Bildformate (JPG, PNG, TIFF) sowie e-Rechnungen als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD/Factur-X (PDF mit eingebettetem XML).
Ja, als Datei: Der Belegmanager erzeugt einen Buchungsstapel im DATEV-Format (Kontenrahmen SKR03), den Ihre Kanzlei importiert; Lexware liest ihn über den DATEV-Import. Eine Online-Übertragung direkt in diese Programme gibt es nicht.
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