VLYX-Auftragsmanager
Wer macht was bis wann? Ihr Auftragsstatus auf einen Blick.
Kennen Sie diese Ausgangslage?
Beauftragte Aufträge werden über E-Mails, Zuruf und Excel-Listen gesteuert. Der aktuelle Stand ist nirgends verlässlich abgebildet, Zuständigkeiten sind unklar.
Die Folge im Arbeitsalltag
Aufträge bleiben liegen, Rückfragen häufen sich, und niemand kann sicher sagen, welcher Auftrag in welchem Schritt hängt – bis ein Kunde nachfragt.
Aufträge sichtbar steuern – auf einem Board statt in E-Mails und Excel.
Der VLYX-Auftragsmanager bildet beauftragte Aufträge auf einem Kanban-Board ab: mit klarem Status-Workflow, Pflicht-Checklisten, Positionen und Zusatzfeldern. Branchenlogik wird datengetrieben konfiguriert statt programmiert.
- Kanban-Board mit Drag-&-Drop-Statuswechsel – der Fortschritt ist für alle sichtbar.
- Pflicht-Checklisten verhindern, dass ein Auftrag ohne erledigte Schritte weiterläuft.
- Positionen mit Menge, Preis, Rabatt und MwSt.; Beträge sind rollenabhängig ein- oder ausblendbar.
- Konfigurierbare Auftragstypen, Status und Zusatzfelder – ohne Programmierung anpassbar.
- Statistik-Dashboard mit KPIs zu offenen, überfälligen und bald fälligen Aufträgen.
Was VLYX-Auftragsmanager konkret leistet
Kanban-Board
Status-Spalten mit Drag-&-Drop, Filter nach Typ und Status sowie optionaler automatischer Aktualisierung.
Status-Workflow mit Checklisten
Haupt- und Unterstatus mit Pflichtpunkten; ein Pflicht-Gate stellt sicher, dass nichts übersprungen wird.
Auftrags- & Positionsverwaltung
Automatische Auftragsnummern, Positionen mit Betragsberechnung (Rabatt, MwSt., Netto/Brutto).
Kundenverwaltung
Mehrere Kontakte und Lieferadressen je Kunde, inklusive Inline-Schnellanlage.
Konfigurierbare Zusatzfelder
Sieben Feldtypen pro Auftragstyp oder typübergreifend – die Software passt sich Ihrem Prozess an.
So läuft es in der Praxis
Kunde und Auftrag anlegen – die Auftragsnummer wird automatisch vergeben.
Positionen und Zusatzfelder erfassen; Beträge werden berechnet, Dokumente hinterlegt.
Der Auftrag erscheint auf dem Board und wird per Statuswechsel bearbeitet.
Pflicht-Checklistenpunkte müssen erledigt sein, bevor der Status weiterläuft.
Das Dashboard zeigt Volumen, Termine und offene Pflichtpunkte in Echtzeit.
Konkret angewendet
Transparente Auftragssteuerung
Büro und Werkstatt sehen dasselbe Board. Die Werkstatt schiebt Aufträge weiter, ohne Preise zu sehen – das Büro behält die kaufmännische Sicht.
Kein vergessener Schritt
Pflicht-Checklisten stellen sicher, dass Prüfungen und Freigaben erledigt sind, bevor ein Auftrag in den nächsten Status wandert.
Branchenstart per Vorlage
Ein Betrieb startet mit einem passenden Konfigurationspaket (z. B. GaLaBau, Anlagenbau) und passt Typen und Felder an.
Eigenständig – und im Verbund noch stärker
Auftragsmanager ist eine vollständige, eigenständige Anwendung und allein voll nutzbar. Der Auftragsmanager bringt vorbereitete Schnittstellen zum VLYX-Navigator (Firmen- und Projektbezug) und zum VLYX-Time-Manager (Projekt-, Soll- und Ist-Stunden) mit, sodass Aufträge und Zeiten zusammengeführt werden können.
Zur PlattformKI-Nutzen
Der Auftragsmanager selbst betreibt keine KI. Sein Beitrag ist die saubere Struktur: eindeutige Auftragsdaten, klare Zuständigkeiten und ein nachvollziehbarer Statusverlauf – die verlässliche Grundlage, auf der eine kontrollierbare KI-Unterstützung sinnvoll aufsetzen kann.
KI & DatenSicherheit & Datenschutz
- Passwortlose Anmeldung per E-Mail-Einmalcode (OTP) – ohne Wiedererkennung unbekannter Adressen.
- Rollen (Administration, Büro, Werkstatt, Nur-Lesen) mit Maskierung sensibler Beträge.
- CSRF-Schutz, Prepared Statements und gesetzte Security-Header inklusive Content Security Policy.
Zu VLYX-Auftragsmanager
Nein. Er steuert bereits beauftragte Aufträge im laufenden Prozess. Angebote und Rechnungen sind bewusst nicht sein Fokus.
Ja. Beträge lassen sich für Rollen wie „Werkstatt“ ausblenden, während das Büro die kaufmännische Sicht behält.
Auftragstypen, Haupt- und Unterstatus, Pflichtpunkte und Zusatzfelder sind frei konfigurierbar.
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