VLYX-Compliance-Manager
Rechenschaftspflicht erfüllen – jederzeit nachweisbar.
Kennen Sie diese Ausgangslage?
Datenschutz-Nachweise leben in Word-Dateien, Excel-Tabellen und E-Mail-Postfächern. Fristen, Verantwortlichkeiten und der Stand einzelner Pflichten sind schwer zu überblicken.
Die Folge im Arbeitsalltag
Im Prüf- oder Ernstfall fehlt der schnelle, belastbare Nachweis. Fristen für Betroffenenanfragen oder Löschprüfungen werden übersehen, Datenpannen nicht sauber dokumentiert.
DSGVO- und KI-Governance nachweisbar organisiert – statt in verstreuten Dokumenten.
Der VLYX-Compliance-Manager dokumentiert die DSGVO-Pflichten eines Unternehmens zentral und revisionssicher, deckt mit einem eigenen Modul die Governance-Pflichten des EU AI Act ab – und digitalisiert mit einem eigenen Bereich die aushangpflichtigen Gesetze samt automatischer Änderungserkennung.
- Digitaler Aushang aushangpflichtiger Gesetze (ArbZG, MuSchG, AGG u. a.) mit automatischer Änderungserkennung und beweissicherer Kenntnisnahme.
- Verarbeitungsverzeichnis, TOM-Katalog, AV-Verträge und Löschkonzept an einem Ort.
- Automatische Fristberechnung für Betroffenenanfragen (Eingang + ein Monat) mit Warnungen.
- Kunden-AVV per Token-Link: Kunden bestätigen online, mit protokolliertem Zeitpunkt und IP.
- Datenpannen-Register mit Schweregrad, Meldepflicht-Status und Maßnahmen.
- EU-AI-Act-Modul: KI-Inventar, Risikoklassifizierung, Richtlinien und Kompetenznachweise.
Was VLYX-Compliance-Manager konkret leistet
Aushangpflichtige Gesetzesänderungen
Digitaler Aushang der aushangpflichtigen Gesetze: Ein automatischer Abgleich mit gesetze-im-internet.de erkennt Änderungen, ein Freigabe-Workflow prüft sie, und Mitarbeitende bestätigen ihre Kenntnisnahme beweissicher je Fassung (Name, Zeitpunkt, IP) – inklusive Erklärungen in einfacher Sprache und aktueller PDF.
Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30)
Verarbeitungstätigkeiten mit Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfängern, Drittland-Übermittlung und Löschfristen.
TOM-Katalog (Art. 32)
Technisch-organisatorische Maßnahmen in festen Kategorien mit Prüfintervall und dokumentierten Prüfterminen.
Betroffenenrechte (Art. 15–22)
Anfragen nachverfolgen – mit automatischer Monatsfrist, Identitätsprüfung und Statusverlauf.
Kunden-AVV-Portal
Auftragsverarbeitungsverträge per Token-Link zur Online-Bestätigung ohne Kundenkonto, beweissicher protokolliert.
EU-AI-Act-Governance
Inventar eingesetzter KI-Systeme, strukturierte Risikobewertung, versionierte Richtlinien und Kompetenz-Zertifikate (Art. 4).
So läuft es in der Praxis
Verzeichnisse pflegen: Verarbeitungstätigkeiten, TOM, Löschkonzept und AV-Verträge anlegen.
Laufende Ereignisse erfassen: Datenpanne bewerten oder Betroffenenanfrage aufnehmen (Frist wird automatisch gesetzt).
Kunden-AVV per Token-Link versenden – der Kunde bestätigt online, das System protokolliert Zeit und IP.
KI-Systeme inventarisieren und nach EU AI Act einordnen; Richtlinien und Nachweise hinterlegen.
Das Dashboard warnt vor Fristen und offenen Punkten; Gesamtberichte je Modul werden exportiert.
Konkret angewendet
Immer aktueller Gesetzesaushang
Statt veralteter Ausdrucke am schwarzen Brett prüft das System die aushangpflichtigen Gesetze automatisch auf Änderungen. Wird eine neue Fassung erkannt, landet sie zur Freigabe in der Warteschlange; nach Freigabe bestätigen die Mitarbeitenden ihre Kenntnisnahme digital und beweissicher.
Auskunftsersuchen fristgerecht
Ein Betroffener stellt einen Auskunftsantrag. Das System berechnet die Monatsfrist und warnt sieben Tage vor Ablauf – die Bearbeitung bleibt dokumentiert.
AV-Vertrag ohne Postweg
Ein Kunde soll einen AV-Vertrag bestätigen. Statt Papier erhält er einen Token-Link und bestätigt online – beweissicher mit Zeitstempel und IP.
KI-Tool bewerten
Vor Einführung eines KI-Dienstes wird dieser inventarisiert und nach EU AI Act klassifiziert – mit dokumentierter Risikoklasse und Betreiberpflichten.
Eigenständig – und im Verbund noch stärker
Compliance-Manager ist eine vollständige, eigenständige Anwendung und allein voll nutzbar. Compliance-Nachweise und Datenschutz-Struktur ergänzen die VLYX-Plattform um die regulatorische Ebene – von der Verarbeitung bis zur nachvollziehbaren Löschung.
Zur PlattformKI-Nutzen
Der Compliance-Manager betreibt selbst keine generative KI. Sein EU-AI-Act-Modul ist ein Governance-Werkzeug: Es hilft, fremde KI-Systeme zu inventarisieren, ihr Risiko einzuordnen und die Betreiberpflichten zu dokumentieren – die kontrollierte Grundlage für einen verantwortungsvollen KI-Einsatz.
KI & DatenSicherheit & Datenschutz
- Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail-OTP, optional mit vertrauenswürdigen Geräten.
- Passwörter mit Argon2id, getrenntes Rate-Limiting für Passwort und OTP.
- Session-Härtung mit IP-Bindung und Idle-Timeout; rollenbasierte Rechte (Admin/Editor/Viewer).
Zu VLYX-Compliance-Manager
Bestimmte Arbeits- und Sozialgesetze (etwa Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz oder das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz) müssen Arbeitgeber ihren Beschäftigten zugänglich machen. Der Compliance-Manager stellt diese Gesetze als digitalen Aushang bereit, überwacht Änderungen automatisch über einen Abgleich mit der amtlichen Quelle und dokumentiert die Kenntnisnahme der Mitarbeitenden beweissicher.
Nein. Das EU-AI-Act-Modul dokumentiert und bewertet fremde KI-Systeme. Es steuert selbst kein KI-Modell.
Ja. Über einen zeitlich begrenzten Token-Link bestätigt der Kunde online; Zeitpunkt und IP werden protokolliert.
Das Dashboard erzeugt automatische Warnungen, etwa für bald fällige Betroffenenanfragen oder Löschprüfungen.
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