VLYX-Navigator
Der VLYX-Navigator macht den Vorgang zum Informationsträger – nicht das Postfach.
Kennen Sie diese Ausgangslage?
Informationen zu einem Vorgang liegen verstreut in persönlichen Postfächern, auf Dateiservern und im Kopf einzelner Mitarbeiter. Niemand hat den vollständigen Stand an einem Ort.
Die Folge im Arbeitsalltag
Bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel geht Vorgangswissen verloren. Vertretungen müssen raten, Entscheidungen sind nicht nachvollziehbar, und die Frage „Wie ist der aktuelle Stand?“ bleibt unbeantwortet.
Das Cockpit Ihrer Vorgänge, Dokumente und Prozesse.
Der VLYX-Navigator bündelt alles, was zu einem Geschäftsvorgang gehört, in einer gemeinsamen, für das Team sichtbaren Akte: E-Mails, Aufgaben, Dokumente, Entscheidungen, Kontakte und Aktivitäten. Als zentrale Plattform führt er zugleich strukturierte Daten aus den übrigen VLYX-Modulen zusammen.
- Volle E-Mail-Transparenz: Nachrichten gehören dem Vorgang, nicht dem Postfach – das ganze Team sieht die Korrespondenz.
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Jede Statusänderung, Entscheidung und Aktivität wird mit Zeitstempel und Verfasser protokolliert.
- Sofortige Arbeitsfähigkeit: Vertretungen öffnen den Vorgang und haben den kompletten Stand – ohne Einarbeitung.
- Strukturierte Ablage: Datei-Schemata und Tags sorgen für einheitliche, auffindbare Dokumente je Vorgangstyp.
- Anpassbar ohne Programmierung: Status, Felder, Objekttypen, Rollen und Themes lassen sich pro Unternehmen konfigurieren.
Was VLYX-Navigator konkret leistet
Vorgangsakte
Hierarchische Vorgänge mit Registern für Übersicht, Aufgaben, E-Mails, Dateien, Aktivitäten und Zusatzfeldern. Status und Substatus mit automatischem Änderungsprotokoll.
E-Mail-Integration
IMAP-Import mit Zuordnung einer Nachricht zu einem oder mehreren Vorgängen, Thread-Erkennung, Anhang-Übernahme ins Dokumentenmanagement und Duplikatprüfung über die Message-ID.
Dokumentenmanagement (DMS)
Datei-Ablage mit Versionierung sowie Check-out/Check-in-Sperre. Downloads laufen ausschließlich über die geschützte, authentifizierte Auslieferung.
Aufgaben
Voller Lebenszyklus mit Mehrfachzuweisung, Prioritäten, Checklisten, Tags und Rich-Text – rückverlinkt zu E-Mails und Aktivitäten.
Kontakte & Firmen (CRM-light)
Firmenhierarchie, Ansprechpartner und domänenbasierte E-Mail-Zuordnung mit revisionssicherem Löschverhalten.
Tagesmappe / Wiedervorlagen
Fällige Vorgänge, Aufgaben und Kontakte erscheinen farbcodiert und entitätsübergreifend auf dem Schreibtisch.
Konfigurierbare Objekttypen
Eine Codebasis, pro Unternehmen aktivierbare Objekttypen – die Software passt sich an Ihre Prozesse an, nicht umgekehrt.
Wiederkehrende Kosten & Kampagnen
Verträge und Lizenzen mit Kündigungsfristen sowie Serienbriefe (PDF) und Serien-E-Mails mit kuratiertem Einzelversand.
So läuft es in der Praxis
E-Mail trifft ein und wird per IMAP-Import dem passenden Vorgang zugeordnet – Anhänge landen direkt im DMS.
Aus der Nachricht entsteht eine Aufgabe mit Zuständigkeit, Priorität und Frist.
Dokumente werden versioniert abgelegt; Entscheidungen als Aktivität mit Zeitstempel festgehalten.
Die Tagesmappe bringt fällige Punkte automatisch auf den Schreibtisch der Verantwortlichen.
Das Dashboard zeigt Geschäftsführung und Team jederzeit den aktuellen Stand – vollständig nachvollziehbar.
Konkret angewendet
Vertretung ohne Reibungsverlust
Ein Mitarbeiter fällt kurzfristig aus. Die Vertretung öffnet den Vorgang und sieht die komplette Korrespondenz, alle Dokumente, offene Aufgaben und die Entscheidungshistorie – ohne jemanden fragen zu müssen.
Prüfsicherer Dokumentenlauf
Ein Angebot durchläuft mehrere Bearbeiter. Dank Versionierung und Check-out/Check-in arbeitet immer nur eine Person an der aktuellen Fassung; jede Änderung bleibt nachvollziehbar.
Branchenspezifische Ausprägung
Ein Service-Betrieb aktiviert zusätzliche Objekttypen (z. B. Fahrzeuge, Geräte, Aufträge) und bildet seinen Fachprozess im selben System ab – ohne separate Software.
Eigenständig – und im Verbund noch stärker
Navigator ist eine vollständige, eigenständige Anwendung und allein voll nutzbar. Als Herzstück der VLYX-Plattform führt der Navigator strukturierte Daten der Module zusammen. So schreibt der VLYX-Time-Manager Soll- und Ist-Stunden verknüpfter Projekte direkt in den Navigator zurück; weitere Module docken über vorbereitete Schnittstellen und gemeinsame Identitäten an.
Zur PlattformKI-Nutzen
Der Navigator schafft die Grundlage für kontrollierbare KI: strukturierte Vorgänge, eindeutige Zuständigkeiten und berechtigte Datenzugriffe. Für die Anreicherung von Firmendaten steht ein assistierter Workflow bereit, der einen Prompt vorbereitet und die Antwort strukturiert einliest – ohne dass vertrauliche Daten unkontrolliert an externe Dienste abfließen.
KI & DatenSicherheit & Datenschutz
- Anmeldung mit bcrypt-Passwort-Hashing und Brute-Force-Schutz (Sperre nach mehreren Fehlversuchen).
- Zwei-Faktor-Authentifizierung per TOTP inklusive Backup-Codes sowie optionales Single-Sign-on (OIDC).
- Rollenbasierte Rechte – global und projektbezogen – für kontrollierten Zugriff.
Zu VLYX-Navigator
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