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Vorgangsmanagement & digitale Akte · Herzstück der Plattform

VLYX-Navigator

Nicht das Postfach trägt die Information, sondern der Vorgang.

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cloud.navigator.vlyx.de
Bildschirmansicht des VLYX-Navigators: hierarchische Vorgangs-/Aktenstruktur mit Seitenleiste, Status-Kennzeichen und Chronik.
Bildschirmansicht VLYX-Navigator
Das Problem

Kennen Sie diese Ausgangslage?

Informationen zu einem Vorgang liegen verstreut in persönlichen Postfächern, auf Dateiservern und im Kopf einzelner Mitarbeiter. Niemand hat den vollständigen Stand an einem Ort.

Die Folge im Arbeitsalltag

Bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel geht Vorgangswissen verloren. Vertretungen müssen raten, Entscheidungen sind nicht nachvollziehbar, und die Frage „Wie ist der aktuelle Stand?“ bleibt unbeantwortet.

Der Nutzen

Das Vorgangsmanagementsystem für transparente Zusammenarbeit.

VLYX ist eine konfigurierbare Vorgangsmanagement-Plattform, die sämtliche Informationen, Aufgaben, Dokumente, E-Mails und Entscheidungen eines Geschäftsvorgangs in einer zentralen digitalen Akte zusammenführt. Der Navigator ist diese Plattform: eine gemeinsame, für das Team sichtbare Akte je Vorgang – dazu Kontakte, Verträge, Termine, Verkaufschancen, Angebote und Kundenanfragen auf derselben Datenbasis.

  • Volle E-Mail-Transparenz: Nachrichten gehören dem Vorgang, nicht dem Postfach – das ganze Team sieht die Korrespondenz.
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Jede Statusänderung, Entscheidung und Aktivität wird mit Zeitstempel und Verfasser protokolliert.
  • Sofortige Arbeitsfähigkeit: Vertretungen öffnen den Vorgang und haben den kompletten Stand – ohne Einarbeitung.
  • Vorgangsreife als Frühwarnung: Sieben Kriterien zeigen je Vorgang, ob er vertretungsfähig geführt ist – abgeleitet aus vorhandenen Daten, ohne zusätzliche Pflege.
  • Ein Kanal von außen nach innen: Kundenanfragen laufen als Ticket ins Team statt in ein persönliches Postfach.
  • Vom Erstkontakt bis zum Angebot: Verkaufschancen, Angebotskonfigurator und Vorgangsakte arbeiten auf derselben Datenbasis – ohne zweites System.
  • Konfigurierbar statt programmiert: Vorgangstypen, Status, Felder, Objekttypen, Rollen, Bezeichnungen und Themes stellen Sie selbst ein.
  • Nachweisfähig: zentrales Audit-Log, Status-Checklisten und eine dokumentierte Versionsfreigabe je ausgeliefertem Programmstand.
  • Auditfähig ohne zweites System: Wer ein Managementsystem führt, führt es im Arbeitssystem – Nachweise fallen bei der Arbeit an, statt vor dem Audit zusammengesucht zu werden.
  • Ein Nachweis, mehrere Normen: Die Erfüllungsmatrix zeigt je Norm eine Spalte, derselbe Nachweis kann in mehreren stehen – der eigentliche Wert bei Mehrfachzertifizierung.
Für: Geschäftsführung Sachbearbeitung & Verwaltung Projektleitung Vertrieb & Kundenservice Fachabteilungen QM-Beauftragte
Kernfunktionen

Was VLYX-Navigator konkret leistet

31 Funktionen in 7 Bereichen – klappen Sie auf, was Sie interessiert.

  • Digitale Vorgangsakte Jeder Vorgang als strukturierte Akte mit Registern für Übersicht, Aufgaben, E-Mails, Dateien, Aktivitäten, Notizbuch, Links und Zusatzfelder. Vorgänge lassen sich hierarchisch in Untervorgänge gliedern.
  • Konfigurierbare Vorgangstypen Vorgangstypen wie „Bauantrag“, „Serviceauftrag“ oder „Beratungsmandat“ mit eigenem Status-Workflow, eigenen Zusatzfeldern und Datei-Schemata. Typen lassen sich als Vorlage exportieren, importieren und kopieren.
  • Status-Protokoll & Checklisten Jede Statusänderung wird mit Zeitstempel und Benutzer festgehalten. Je Status hinterlegen Sie Pflicht- und Kann-Punkte; ein Wechsel gegen die Regel verlangt eine Begründung und landet im Audit-Log.
  • Vorgangsreife – die sieben Fragen Sieben Kriterien je Vorgang: Beschreibung, Verantwortung, Stand, Verlauf, Unterlagen, dokumentierte Entscheidung, nächster Schritt. Die Kennzahl wird abgeleitet statt gepflegt und blockiert nichts – sie zeigt nur, was zur Vertretungsfähigkeit fehlt.
  • Dokumentenmanagement (DMS) Ablage mit Versionierung, Check-out/Check-in-Sperre, Prüfsummen und Datei-Schemata je Vorgangstyp. Aus der Textschicht digital erzeugter PDFs entsteht durchsuchbarer Volltext; Downloads laufen ausschließlich über die geschützte, authentifizierte Auslieferung.
  • Aktivitäten & Entscheidungen Notiz, Anruf, Meeting, Entscheidung und Datei als eigene Aktivitätstypen mit Verfasser und Zeitstempel. Entscheidungen stecken damit nicht mehr in E-Mail-Verläufen, sondern stehen als eigener Eintrag in der Akte.
  • Vorgangslandkarte Eine grafische Strukturansicht als Alternative zur Liste: Bereiche als Rahmen, darin Vorgänge und Untervorgänge verschachtelt. Sie beantwortet „wo hängt was?“, ohne beim Filtern Äste abzuschneiden – sichtbar ist nur, was der Benutzer ohnehin sehen darf.

  • E-Mail-Integration (IMAP) Automatischer Abruf konfigurierter Postfächer – auf Wunsch im Hintergrund, auch wenn niemand angemeldet ist. Nachrichten werden einem oder mehreren Objekten zugeordnet, Threads erkannt, Anhänge ins Dokumentenmanagement übernommen und Dubletten über die Message-ID ausgeschlossen.
  • Postfach-Übernahme ohne Zugangsdaten Gewachsene Postfächer ziehen über eine selbst erzeugte Exportdatei in die Akte um – VLYX verbindet sich mit keinem Postfach und speichert keine Zugangsdaten. Mit Trockenlauf, Vorschau und vollständiger Rücknahme eines Laufs.
  • Ticketsystem mit Kundenportal Kundenanfragen per E-Mail oder über ein Portal, Zweispalter-Arbeitsplatz mit gespeicherten Ansichten, Regelwerk als lesbare Tabelle, Fristen nach Geschäftszeiten, interne Notizen und Wissensartikel. Portal-Zugänge Ihrer Kunden sind unbegrenzt und kostenfrei.
  • Kampagnen & Serienkommunikation Serienbriefe als PDF auf DIN-5008-Briefpapier und Serien-E-Mails mit Testversand, Start-/Pause-Steuerung und kuratiertem Einzelversand aus dem eigenen Kontaktbestand.

  • Aufgaben Voller Lebenszyklus mit Mehrfachzuweisung, Prioritäten, Checklisten, Schlagworten und Rich-Text. Eine Aufgabe kann sich auf mehrere Objekte beziehen und bleibt zu ihrem Ursprung – E-Mail oder Aktivität – rückverlinkt.
  • Tagesmappe (Wiedervorlage) Objektübergreifende Wiedervorlagen für Vorgänge, Aufgaben, E-Mails, Aktivitäten, Firmen, Kontakte und Verträge – farbcodiert, mit Fälligkeitsanzeige in der Kopfleiste.
  • Kalender & Protokoll-Nachweis Eine Sicht auf alles Terminierte: Termine, fällige Aufgaben, Wiedervorlagen, Ticket-Fristen, Vorgangslaufzeiten und Vertragsfristen in einzeln zuschaltbaren Ebenen. Zu Besprechungen hält der Navigator nach, ob ein Protokoll vorliegt – fehlt es, kommt der Termin wieder in die Tagesmappe.
  • Vorgangs-Planner (Kanban) Aufträge und Vorgänge sichtbar auf einem Board statt in E-Mails und Tabellenlisten: Spalten je Status, Pflicht- und Kann-Checklisten pro Statuswechsel und rollenabhängige Sichtbarkeit – die Werkstatt bewegt den Vorgang weiter, ohne die Kalkulation zu sehen. Pro Vorgangstyp zuschaltbar.

  • Kontakte, Firmen & Merkmale Firmenhierarchien, Ansprechpartner, domänenbasierte E-Mail-Zuordnung, Zusammenführen von Dubletten und revisionssicheres Löschverhalten. Merkmale (Schlagworte) gruppieren Firmen, Kontakte und Vorgänge objektübergreifend.
  • Arbeitslisten für die Massenpflege Frei konfigurierbare Tabellensicht auf Firmen und Ansprechpartner: eigene Spalten, kombinierbare Filter, mehrstufige Sortierung, Gruppierung, Sammelbearbeitung, gespeicherte Ansichten und CSV-Export.
  • Verträge & wiederkehrende Kosten Laufzeiten, Preispläne, Kündigungsfristen mit Stichtag, Zuordnung einzelner Lizenzen sowie eine eigene Akte je Vertrag – mit Notizen, Links, Wiedervorlagen und E-Mails.

  • CRM-Vertriebsschicht Verkaufschancen mit frei definierbaren Phasen, Leads und Messe-Erfassung, Umsatzziele, Nachfassfristen in der Tagesmappe sowie ein Vertriebs-Cockpit. Eine gewonnene Chance wird zum verknüpften Auftrag oder Vorgang.
  • Angebotskonfigurator (CPQ) Geführte Konfiguration mit Regeln zwischen Merkmalen, gerechneter statt getippter Preisfindung, Angebots-PDF nach DIN 5008 samt AGB, Fassungen mit Änderungshistorie und Export für gängige kaufmännische Programme.

  • Globale Suche Ein Suchfeld über neun Objektarten gleichzeitig – Vorgänge, Aufgaben, E-Mails, Aktivitäten, Notizbuchseiten, Links, Dateien inklusive PDF-Volltext, Firmen und Ansprechpartner – und über deren Merkmale. Jeder Treffer läuft durch dieselbe Berechtigungsprüfung wie die Listen.
  • Rollen, Rechte & Anmeldung Globale Rollen, Projektrollen je Vorgang und Einzelrechte am Benutzer. Zwei-Faktor-Authentifizierung per TOTP mit Backup-Codes, optionales Single-Sign-on über Keycloak (OIDC) und persönliche Ordner, die auch für Administratoren unsichtbar bleiben.
  • Anpassbar ohne Programmierung Objekttypen aktivieren, Status und Substatus konfigurieren oder abschalten, benutzerdefinierte Felder anlegen, Bezeichnungen und Branding je Instanz setzen, Module gezielt zuschalten – neue optionale Module sind dabei ab Werk aus.
  • Einstiegsstufen & Hilfe-Center Jeder Benutzer wählt zwischen Einstieg, Standard und Profi – die Navigation zeigt nur, was zur Stufe passt. Dazu ein zuschaltbarer Hilfe-Modus mit Erklärungen unter den Eingabefeldern und ein durchsuchbares Hilfe-Center, das ohne externe Verbindung arbeitet.
  • Audit-Log & Versionsfreigabe Auditpflichtige Aktionen laufen in ein zentrales Protokoll. Jede Auslieferung trägt eine datumsbasierte Version mit Freigabezustand; auf Wunsch mit Prüfprotokoll, Unterschrift und einer Freigabemappe als PDF – in Anlehnung an EU-GMP Annex 11 und 21 CFR Part 11. Eine automatisierte Softwareprüfung legt je ausgelieferter Version einen Testnachweis bei.

  • QM-Prozesse als Vorgänge Maßnahme, internes Audit, Auditfeststellung, Managementbewertung, Risiko und Chance, Lieferantenbewertung, Fehler und Reklamation sowie Verbesserungsvorschlag kommen als acht Vorgangstypen mit fertiger Statuskette und Statuscheckliste. Sie erben damit Berechtigungen, Aufgaben, Dateien, Termine, Suche und Protokollierung des Navigators. Die Checkliste der Managementbewertung ist wörtlich die Liste der geforderten Eingaben.
  • Dokumentenlenkung mit Vier-Augen-Freigabe Register aller gelenkten Dokumente mit Fassungen, Änderungsgrund, Gültig-ab-Datum, Wiedervorlage und Kenntnisnahme. Wer eine Fassung erstellt hat, kann sie weder prüfen noch freigeben – auch nicht als Administrator; die Freigabe verlangt die erneute Eingabe des eigenen Passworts. Eine Fassung trägt ihren Inhalt im System oder lenkt ein bestehendes Dokument, ohne es umzuschreiben; jeder Ausdruck trägt den Vermerk „unkontrollierte Kopie“.
  • Ziele und Kennzahlen Messbare Ziele mit Sollwert, Grenzwert, Periodik und Ampel. Der Istwert kommt von Hand oder aus einer benannten Auswertung – etwa offene Maßnahmen, Termintreue, Auditzahl, Qualifikations- oder Kalibrierquote. Frei formulierte Abfragen sind bewusst nicht vorgesehen: Sie wären als Nachweisquelle nicht prüfbar.
  • Normkatalog und Erfüllungsmatrix Normanforderungen sind Daten, nicht Programmcode: Mitgeliefert werden Kataloge zu ISO 9001, ISO 13485 und ISO/IEC 27001 einschließlich der 93 Maßnahmen des Anhangs A. Jeder Anforderung werden Nachweise zugeordnet – ein Dokument, ein Vorgangstyp, ein Vorgang, eine Kennzahl, eine Qualifikation oder eine Erklärung. Ein Nachweis kann mehrere Normen gleichzeitig erfüllen.
  • Schulungsmatrix und Prüfmittel Qualifikationen mit Gültigkeitsdauer, Nachweisen je Person und einer Matrix Person × Qualifikation. Prüfmittel sind Geräte mit Kalibrierpflicht: Intervall, Prüfplakette, Historie und Fälligkeitswarnung – eine nicht bestandene Kalibrierung sperrt das Prüfmittel.
  • QM-Handbuch als erzeugter Bericht Prozesslandkarte mit Statusketten, Dokumentenverzeichnis mit Fassungsstand, Zielerreichung, Erfüllungsstand je Norm samt offener Pflichtanforderungen und eine Nachweisübersicht – als Bildschirmansicht und als PDF, erzeugt aus dem Live-Zustand. Ein so erzeugtes Handbuch kann strukturell nicht veralten. Das Modul ist pro Instanz zuschaltbar und ab Werk aus.
Typischer Arbeitsablauf

So läuft es in der Praxis

Eine Anfrage trifft ein – per E-Mail, über das Kundenportal oder telefonisch erfasst – und wird dem passenden Vorgang zugeordnet; Anhänge landen direkt im Dokumentenmanagement.

Aus der Nachricht entsteht eine Aufgabe mit Zuständigkeit, Priorität und Frist; die Tagesmappe bringt sie termingerecht auf den Schreibtisch der Verantwortlichen.

Dokumente werden versioniert abgelegt, Entscheidungen als eigene Aktivität mit Zeitstempel festgehalten – nicht als Absatz in einem E-Mail-Verlauf.

Wird daraus ein Angebot, rechnet der Konfigurator den Preis und legt das Angebots-PDF mit eigener Nummer direkt in die Akte.

Die Vorgangsreife zeigt laufend, ob der Vorgang vertretungsfähig geführt ist; das Dashboard zeigt Geschäftsführung und Team jederzeit den aktuellen Stand.

Anwendungsfälle

Konkret angewendet

Vertretung ohne Reibungsverlust

Ein Mitarbeiter fällt kurzfristig aus. Die Vertretung öffnet den Vorgang und sieht die komplette Korrespondenz, alle Dokumente, offene Aufgaben und die Entscheidungshistorie – ohne jemanden fragen zu müssen.

Von der Anfrage bis zum Angebot

Eine Kundenanfrage kommt als Ticket herein, wird zum Vorgang, daraus entsteht eine Verkaufschance und per Konfigurator ein Angebots-PDF. Alles bleibt an derselben Akte – ohne zweites System und ohne doppelte Stammdaten.

Prüfsicherer Dokumentenlauf

Ein Angebot durchläuft mehrere Bearbeiter. Dank Versionierung und Check-out/Check-in arbeitet immer nur eine Person an der aktuellen Fassung; jede Änderung bleibt nachvollziehbar.

Branchenspezifische Ausprägung

Ein Service-Betrieb aktiviert zusätzliche Objekttypen (z. B. Fahrzeuge, Geräte, Aufträge) und bildet seinen Fachprozess im selben System ab – über Einstellungen statt über Programmierung.

Das Herzstück der Plattform

Der Navigator ist die gemeinsame Basis der VLYX-Plattform – Anmeldung, Sicherheitskonzept und Datensicherung aller Module setzen hier auf. Als Herzstück der VLYX-Plattform führt der Navigator strukturierte Daten der Module zusammen. So schreibt der VLYX-Time-Manager Soll- und Ist-Stunden verknüpfter Projekte direkt in den Navigator zurück; weitere Module docken über vorbereitete Schnittstellen und gemeinsame Identitäten an. Auch die Benutzerverwaltung der Plattform läuft hier zusammen: Wird im Navigator ein Konto angelegt oder gesperrt, wirkt das zugleich in der zentralen Anmeldung und in der gehosteten Nextcloud.

Zur Plattform

KI-Nutzen

Der Navigator schafft die Grundlage für kontrollierbare KI: strukturierte Vorgänge, eindeutige Zuständigkeiten und berechtigte Datenzugriffe. Er betreibt selbst kein KI-Modell, sondern bereitet Prompts vor und liest die Antwort strukturiert wieder ein – etwa für Firmenrecherche sowie Tages- und Meeting-Briefings. Personenbezogene Werte lassen sich dabei durch stabile, umkehrbare Kennungen ersetzen. Für Sprachassistenten steht eine dokumentierte Agenten-Schnittstelle bereit, die bewusst keinen freien Datenzugriff, keine Abfragesprache und keine Auflösung der Pseudonyme anbietet.

KI & Daten

Sicherheit & Datenschutz

  • Anmeldung mit bcrypt-Passwort-Hashing und Brute-Force-Schutz (Sperre nach mehreren Fehlversuchen).
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung per TOTP inklusive Backup-Codes sowie optionales Single-Sign-on über Keycloak (OIDC).
  • Rollenbasierte Rechte – global, projektbezogen und als Einzelrecht am Benutzer; persönliche Ordner bleiben auch für Administratoren unsichtbar.
Sicherheit & Architektur
Häufige Fragen

Zu VLYX-Navigator

Der VLYX-Navigator ist das Vorgangsmanagementsystem für transparente Zusammenarbeit: eine konfigurierbare Plattform, die sämtliche Informationen, Aufgaben, Dokumente, E-Mails und Entscheidungen eines Geschäftsvorgangs in einer zentralen digitalen Akte zusammenführt.

Nein. Der Navigator holt relevante E-Mails per IMAP in die gemeinsame Akte, sodass die Korrespondenz dem Vorgang gehört. Ihr Postfach bleibt bestehen.

Ein Projektwerkzeug plant Aufgaben und Termine. Der Navigator führt zusätzlich die Korrespondenz, die Dokumente, die Kontakte und vor allem die Entscheidungen mit – als Akte, die eine Vertretung ohne Rückfrage übernehmen kann.

Vorgangstypen mit eigenen Status-Workflows, Zusatzfeldern und Datei-Schemata, aktivierbare Objekttypen, Rollen und Rechte, Bezeichnungen, Branding und einzeln zuschaltbare Module – alles über Einstellungen, ohne Programmierung.

Dafür gibt es die Vorgangsreife: Sieben Kriterien werden je Vorgang aus vorhandenen Daten abgeleitet und zeigen, ob er vertretungsfähig geführt ist. Sie verlangt keine zusätzliche Pflege und blockiert keinen Arbeitsschritt – sie macht Lücken nur sichtbar.

Nein. VLYX betreibt den Navigator für Sie in einem Rechenzentrum in Deutschland – als betreute Instanz mit eigener Datenhaltung. Sie benötigen weder eigene Hardware noch eigenes Betriebs-Know-how.

Nein. Der Navigator ruft von sich aus kein KI-Modell auf. Er bereitet Prompts vor, Sie entscheiden über die Nutzung, und das Ergebnis wird strukturiert wieder eingelesen. Personenbezogene Werte lassen sich vorher durch umkehrbare Kennungen ersetzen.

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