VLYX in der Praxis – konkret gedacht
Diese Beispielszenarien zeigen, wie VLYX typische Medienbrüche auflöst. Sie sind als nachvollziehbare Praxisbeispiele zu verstehen, nicht als benannte Kundenprojekte.
Vertretung ohne Rückfragen – auch wenn jemand ausfällt
Ein Sachbearbeiter fällt kurzfristig aus. Die Vertretung öffnet den Vorgang und findet dort alles: die komplette Korrespondenz, die Dokumente in der aktuellen Fassung, offene Aufgaben, Fristen und die Historie der getroffenen Entscheidungen. Niemand muss ein fremdes Postfach durchsuchen oder Kollegen befragen.
- Korrespondenz gehört dem Vorgang, nicht dem Postfach
- Entscheidungen mit Verfasser und Zeitstempel
- Offene Aufgaben und Fristen sofort sichtbar
- Vorgangsreife zeigt vorab, wo etwas fehlt
Von der Kundenanfrage bis zum Angebot – in einer Akte
Eine Anfrage kommt per E-Mail oder über das Kundenportal herein und wird zum Ticket mit Frist. Daraus entsteht ein Vorgang, daraus eine Verkaufschance. Der Angebotskonfigurator prüft die zulässigen Varianten, rechnet den Preis und legt das Angebots-PDF mit eigener Nummer direkt in die Akte – ohne zweites System und ohne doppelt gepflegte Stammdaten.
- Anfragen landen im Team statt in einem Postfach
- Reaktions- und Lösungsfristen nach Geschäftszeiten
- Preis wird gerechnet, nicht getippt
- Angebotsfassungen mit Änderungshistorie
Vom eingehenden Beleg zum nachvollziehbaren Vorgang
Eine Eingangsrechnung landet im Belegmanager, wird per OCR erfasst und durchsuchbar gemacht. Die Zuordnung zu Firma und Projekt erfolgt strukturiert; im Navigator hängt der Beleg am zugehörigen Vorgang – inklusive Aufgabe und Frist. Kein manuelles Übertragen, kein Suchen im Laufwerk.
- Beleg per Drag & Drop erfassen
- OCR macht den Inhalt durchsuchbar
- Zuordnung zu Vorgang und Zuständigkeit
- Frist und Aufgabe abgeleitet
Auftragssteuerung ohne Medienbrüche
Ein beauftragter Auftrag läuft nicht mehr über E-Mail und Tabellenlisten, sondern sichtbar über den Vorgangs-Planner: Spalten je Status, Pflicht-Checklisten pro Statuswechsel und rollenabhängige Sichtbarkeit – die Werkstatt bewegt den Vorgang weiter, ohne die Kalkulation zu sehen. Die projektbezogene Zeiterfassung liefert Soll und Ist dazu.
- Aufträge auf dem Board statt im Postfach
- Pflichtschritte verhindern Lücken
- Beträge je Rolle ausblendbar
- Zeiten projektgenau im Navigator
Mitarbeiterbriefings aus aktuellen Daten
Eine Pflichtunterweisung wird digital erstellt, Abteilungen zugewiesen und per Quiz geprüft. Die digitale Signatur schafft einen nachvollziehbaren Nachweis. Fristen und Wiederholungen laufen automatisch.
- Unterweisung digital erstellen und zuweisen
- Quiz mit serverseitiger Bewertung
- Digitale Signatur als Nachweis
- Automatische Fristen und Wiederholung
Compliance-Aufgaben nachvollziehbar organisieren
Verarbeitungsverzeichnis, TOM, Betroffenenanfragen und Löschkonzept liegen zentral und revisionssicher vor. Fristen werden automatisch berechnet, das Dashboard warnt rechtzeitig. Kunden bestätigen AV-Verträge online.
- Alle DSGVO-Pflichten zentral dokumentiert
- Automatische Fristberechnung
- Beweissichere Online-Bestätigung
- Dashboard-Warnungen vor Fälligkeit
Sicherer Dateiaustausch ohne Schattenlösungen
Vertrauliche Dateien gehen nicht mehr als offener E-Mail-Anhang hinaus, sondern befristet und protokolliert – per Kundenportal mit Einmalcode oder per passwortgeschütztem Link mit Zeitfenster.
- Befristete, protokollierte Freigaben
- Zugang per OTP oder Link + Passwort
- Lückenloses Aktivitätsprotokoll
- Automatische Sperre bei Missbrauch
Belegungen planen statt in Tabellen verwalten
Räume, Personen, Fahrzeuge und Technik werden nicht mehr in getrennten Listen geführt, sondern auf einem gemeinsamen Board geplant. Termine wandern per Drag-and-drop; Doppelbelegungen und Kapazitätsgrenzen meldet das System, bevor der Termin bestätigt wird.
- Alle Ressourcen auf einem Board
- Konflikte werden vor dem Speichern erkannt
- Übersteuern nur mit protokollierter Begründung
- Auslastung und Lücken auf einen Blick
Vom Netzlaufwerk in einen kontrollierten Arbeitsraum
Die gewachsene Laufwerksfreigabe wird durch Nextcloud-Gruppenordner mit klaren Berechtigungen abgelöst – von VLYX gehostet und gepflegt. Mitarbeitende erreichen ihre Dateien auch von unterwegs, bearbeiten Dokumente gemeinsam im Browser (Nextcloud Office) – und private Cloud-Konten als Notlösung werden überflüssig.
- Gruppenordner statt Laufwerksbuchstaben
- Versionierung und Papierkorb ohne IT-Ticket
- Zugriff im Browser, per Desktop-Client oder mobil
- Auf Wunsch Anmeldung im Navigator mit dem Nextcloud-Konto
Arbeitszeiten mit Aufträgen und Prozessen verbinden
Arbeitszeit wird projekt- und phasengenau erfasst – am Rechner oder per NFC-Terminal. Verknüpfte Projekte schreiben Soll- und Ist-Stunden in den Navigator zurück, sodass Zeit und Vorgang zusammenlaufen.
- Projektbezogenes Stempeln, auch per NFC
- Soll-/Ist-Controlling mit Export
- Rückschreiben in den Navigator
- Zeit und Vorgang zusammengeführt
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