In fast jedem Unternehmen gibt es sie: Informationen, die nur in einem einzigen Postfach existieren. Solange die betreffende Person da ist, fällt das nicht auf. Genau darin liegt die Gefahr.

Das Problem: Wissen wird persönlich, nicht betrieblich

Wenn Absprachen, Entscheidungen und Zusagen ausschließlich in E-Mail-Verläufen leben, gehört das Wissen faktisch der Person, nicht dem Unternehmen. Das Postfach wird zum Tresor, zu dem nur einer den Schlüssel hat.

Die Folgen

  • Bei Urlaub oder Krankheit steht die Vertretung im Dunkeln.
  • Beim Ausscheiden verlässt jahrelanges Vorgangswissen das Haus.
  • Zusagen an Kunden sind nicht auffindbar, wenn es darauf ankommt.
  • Prozesse hängen an der Erreichbarkeit einer einzelnen Person.

Der Lösungsansatz: Wissen an den Vorgang binden

Die Lösung ist nicht, mehr E-Mails zu schreiben oder alles weiterzuleiten. Sie besteht darin, die relevanten Informationen aus dem persönlichen Postfach an den gemeinsamen Vorgang zu binden.

Solange Wissen im Postfach liegt, ist es privat. Am Vorgang wird es betrieblich.

Der VLYX-Navigator vereinnahmt relevante E-Mails per IMAP direkt in den zugehörigen Vorgang. Die Korrespondenz gehört damit dem Vorgang und ist für alle Berechtigten sichtbar – ohne Weiterleiten.

Praxisbeispiel

Als ein langjähriger Sachbearbeiter das Unternehmen verließ, drohte der Verlust des Wissens zu dutzenden laufenden Vorgängen. Weil die Korrespondenz an den Vorgängen hing statt in seinem Postfach, konnte die Nachfolge nahtlos übernehmen.

Passende VLYX-Produkte

  • VLYX-Navigator: bindet E-Mails, Dokumente und Entscheidungen an den Vorgang.

Kurz beantwortet

Werden alle E-Mails abgesaugt? Nein. Zugeordnet werden die relevanten Nachrichten zum jeweiligen Vorgang – gezielt, nicht wahllos.

Sieht dann jeder alles? Nein. Zugriffe folgen Rollen und Rechten.

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