OCR – die automatische Texterkennung – gilt vielen als der Inbegriff der Dokumentendigitalisierung. Tatsächlich ist sie nur der erste Schritt. Ein erkannter Text, der niemandem hilft, ist noch kein Prozess.

Das Problem: Erkennung ohne Struktur verpufft

Wenn ein Beleg per OCR gelesen, aber danach nur als Textdatei irgendwo abgelegt wird, ist wenig gewonnen. Es fehlt die Verbindung zu einem Vorgang, zu einer Firma, zu einer Aufgabe. Der Text existiert – aber er ist nicht eingebunden.

Die Folgen

  • Der erkannte Beleg liegt „digital“ vor, ist aber trotzdem nicht auffindbar.
  • Niemand ist zuständig, keine Frist ist gesetzt.
  • Die Information bleibt eine Sackgasse statt Teil eines Ablaufs.

Was OCR zum Prozess ergänzt

Aus Erkennung wird erst dann ein Prozess, wenn drei Dinge hinzukommen: Struktur (Firma, Projekt, Betrag, Datum), Zuordnung (der Beleg gehört zu einem Vorgang) und Handlung (eine Aufgabe, eine Frist, eine Freigabe).

OCR liefert den Rohstoff. Der Prozess entsteht durch Struktur, Zuordnung und Zuständigkeit.

Der Lösungsansatz

Der VLYX-Belegmanager betreibt OCR nicht als Selbstzweck: Der erkannte Text wird volltext-durchsuchbar, mit strukturierten Metadaten versehen und lässt sich Firmen und Projekten zuordnen. Im Zusammenspiel mit dem Navigator hängt der Beleg am zugehörigen Vorgang – inklusive Aufgabe und Frist.

Praxisbeispiel

Ein Betrieb hatte tausende gescannte Rechnungen, alle per OCR erkannt – und trotzdem unauffindbar, weil sie nur als Bilddateien in Ordnern lagen. Nach der strukturierten Erfassung ließ sich jeder Beleg über eine Rechnungsnummer aus dem erkannten Text sekundenschnell finden.

Passende VLYX-Produkte

Kurz beantwortet

Läuft die OCR in der Cloud? Nein. Die Texterkennung im Belegmanager läuft lokal – Belege verlassen dafür nicht Ihre Umgebung.

Reicht ein Scanner mit OCR-Funktion? Für die Erkennung ja – für den Prozess braucht es Struktur und Zuordnung.

Weiterlesen: Vom eingehenden Beleg zum nachvollziehbaren Vorgang.