Eine eingehende Rechnung ist mehr als ein Dokument: Sie gehört zu einem Auftrag, löst eine Prüfung aus und muss abgelegt werden. Ob daraus ein sauberer Ablauf oder ein Zettel im Nirgendwo wird, entscheidet das Werkzeug.

Das Problem: Der Beleg reist durch zu viele Hände

Klassisch wandert ein Beleg per E-Mail-Anhang zur Buchhaltung, wird ausgedruckt, manuell erfasst, wieder eingescannt und schließlich irgendwo abgelegt. Jeder Schritt ist ein Medienbruch – und eine Fehlerquelle.

Die Folgen

  • Belege werden mehrfach angefasst und trotzdem schlecht gefunden.
  • Der Bezug zum Auftrag geht verloren.
  • Niemand sieht auf einen Blick, was noch offen ist.

Der Lösungsansatz: Ein durchgängiger Weg

Der Weg vom Beleg zum Vorgang lässt sich in vier Schritten ohne Medienbruch gestalten:

  1. Erfassen: Der Beleg wird per Drag & Drop in den Belegmanager gelegt.
  2. Lesbar machen: OCR macht den Inhalt volltext-durchsuchbar.
  3. Zuordnen: Firma, Projekt und Betrag werden strukturiert erfasst; im Navigator hängt der Beleg am Vorgang.
  4. Handeln: Aus dem Beleg entstehen Aufgabe und Frist – mit klarer Zuständigkeit.

Ein Beleg ist erst dann digital, wenn er auffindbar, zugeordnet und mit einer Handlung verbunden ist.

Praxisbeispiel

Ein produzierendes Unternehmen übertrug Eingangsrechnungen manuell in mehrere Systeme. Nach der Umstellung wird jeder Beleg einmal erfasst, per OCR lesbar gemacht und dem Vorgang zugeordnet – die doppelte Erfassung entfällt.

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Kurz beantwortet

Muss ich jeden Beleg manuell zuordnen? Die Zuordnung wird durch Autovervollständigung und Struktur stark vereinfacht.

Bleibt der Beleg revisionssicher? Änderungen werden protokolliert; die Ablage ist nachvollziehbar.

Weiterlesen: Weshalb OCR allein noch keinen digitalen Prozess schafft.