Ein beauftragter Auftrag durchläuft viele Hände: Büro, Planung, Ausführung, Abrechnung. An jeder Übergabe droht Information verloren zu gehen – vor allem, wenn die Übergabe über E-Mail und Zuruf läuft.

Das Problem: Jede Schnittstelle ist ein Medienbruch

Wird ein Auftrag per E-Mail weitergegeben, in Excel notiert und mündlich ergänzt, entsteht an jeder Stelle ein Bruch. Der aktuelle Stand liegt nirgends vollständig vor.

Die Folgen

  • Aufträge bleiben liegen, weil unklar ist, wer als Nächstes dran ist.
  • Rückfragen häufen sich: „Wie weit ist das?“
  • Wichtige Schritte werden übersprungen, weil sie niemand absichert.

Der Lösungsansatz: Ein Board, klare Zuständigkeiten, Pflichtschritte

Der VLYX-Auftragsmanager bildet Aufträge auf einem Kanban-Board ab. Der Status ist für alle sichtbar, Pflicht-Checklisten sichern jeden Schritt, und Rollen bestimmen, wer was sieht – die Werkstatt bewegt Aufträge weiter, ohne Preise zu sehen, das Büro behält die kaufmännische Sicht.

Sichtbarkeit schlägt Nachfrage: Wenn der Status für alle sichtbar ist, erübrigt sich das ständige Nachhaken.

Verbindet man die Auftragssteuerung mit projektgenauer Zeiterfassung, laufen Soll und Ist im Navigator zusammen.

Praxisbeispiel

Ein Betrieb mit dezentraler Ausführung koordinierte Aufträge per Telefon und E-Mail. Nach der Einführung eines gemeinsamen Boards sahen alle Beteiligten denselben Stand – die Zahl der Rückfragen sank deutlich.

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Kurz beantwortet

Ist das eine Rechnungssoftware? Nein. Der Auftragsmanager steuert bereits beauftragte Aufträge im laufenden Prozess.

Können Rollen unterschiedlich viel sehen? Ja. Beträge lassen sich etwa für die Werkstatt ausblenden.

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