Vom Erstkontakt bis zum Angebot – ohne zweites System
Verkaufschancen, Angebote und die Akte des Kunden liegen im VLYX-Navigator auf derselben Datenbasis. Kein getrenntes CRM, keine doppelt gepflegten Stammdaten, kein Bruch zwischen „gewonnen“ und „jetzt liefern“. Im Preis enthalten, ohne Aufpreis.
Das CRM weiß nichts von der Lieferung. Der Auftrag nichts vom Angebot.
Die meisten Mittelständler führen den Vertrieb getrennt von der Abwicklung. Die Folge sind zwei Kundenstämme, zwei Wahrheiten und ein Übergabepunkt, an dem regelmäßig etwas verloren geht.
- Der Angebotsstand liegt in einer Tabellenvorlage auf einem Laufwerk.
- Was dem Kunden zugesagt wurde, steht in einem persönlichen Postfach.
- Bei Rückfragen nach Monaten weiß niemand, welche Fassung gültig war.
- Der Forecast stimmt nicht, weil optionale Posten mitgerechnet wurden.
Der Unterschied
Ein Angebot ist kein eigenes Objekt
Es ist die Positionsliste einer Verkaufschance – angereichert um Konfiguration, Steuer und Angebotskopf. Dadurch rechnen Forecast, Cockpit und Berichte unverändert weiter, und es gibt genau einen bearbeitbaren Angebotsstand je Vorgang.
Pipeline, Leads und Ziele – rollenabgegrenzt auf derselben Datenbasis
Verkaufschancen
Pipeline mit frei definierbaren Phasen, Deal-Wert, Positionen und Zuständigem. Auf Wunsch mit Phasen-Gates: Eine Phase lässt sich erst verlassen, wenn ihre Kriterien erfüllt sind.
Leads & Messe
Schnelle Neukontakt-Erfassung – etwa auf einer Messe – und die Überführung vom Lead zum Kunden. Aktivitäten und Gesprächsnotizen hängen dabei am Stammdatensatz, nicht nur am Vorgang.
Ziele & Cockpit
Umsatzziele je Zeitraum, Pipeline nach Phase, nächste Aktionen und anstehende Termine. Fällige Chancen legt VLYX über Nachfassfristen automatisch in die Tagesmappe.
Kampagnen
Serienbriefe als PDF auf DIN-5008-Briefpapier und Serien-E-Mails mit Testversand, Start-/Pause-Steuerung und kuratiertem Einzelversand – aus dem eigenen Kontaktbestand, ohne ihn einem externen Dienst zu übergeben.
Termine
An Vorgang, Firma oder Ansprechpartner, mit ICS-Download für den eigenen Kalender. Bewusst ohne Dauerverbindung zu einem externen Kalenderkonto.
Auswertungen
Vertriebsbericht mit Export und gespeicherten Ansichten. Dazu zentral gepflegte E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Anschreiben.
Der Preis wird gerechnet, nicht getippt
Der Konfigurator führt den Vertrieb durch die zulässigen Produktvarianten und erzeugt daraus auf Knopfdruck ein vollständiges Angebot. Fachbegriff: CPQ – Configure, Price, Quote.
- Regeln zwischen Merkmalen: erfordert, schließt aus, zieht nach sich. Eine unzulässige Kombination wird nicht nur abgewiesen, sondern mit einem konkreten Alternativvorschlag beantwortet.
- Preisfindung in fester Reihenfolge: Listenpreis, Preisliste, Mengenstaffel, Merkmalsaufschläge, Positions- und Kopfrabatt.
- Optionale Posten werden getrennt ausgewiesen und bewusst nicht in den Angebotswert gerechnet – damit Forecast und Bericht stimmen.
- Textbausteine und AGB werden einmal zentral gepflegt und am Angebot nur noch angehakt.
Fassungen
Jedes Erzeugen friert den Stand ein
Kopf, Positionen und Summen werden festgehalten. Ändert sich danach etwas, weist der Vorgang darauf hin, dass der Kunde noch die alte Fassung hat.
Der Vergleich zweier Fassungen zeigt neue, entfallene und geänderte Positionen samt Summendifferenz – mit dem Anlass, der beim Erzeugen abgefragt wurde.
Produkte, Merkmale, Regeln, Preislisten und Textbausteine pflegen Sie tabellarisch im Backend. Ein kompletter Regelsatz lässt sich als Datei exportieren und auf einer anderen Umgebung einlesen.
Gewonnen heißt hier nicht: Daten neu erfassen
Aus einer gewonnenen Verkaufschance wird ein verknüpfter Auftrag oder Vorgang – im selben System, mit denselben Stammdaten, derselben Korrespondenz und derselben Dokumentenablage. Der Kollege in der Abwicklung liest nach, was zugesagt wurde, statt zu fragen.
Kurz beantwortet
Nein. Die Vertriebsschicht ist Teil des Navigators und im Preis enthalten – Verkaufschancen, Leads, Umsatzziele und Auswertungen laufen auf derselben Datenbasis wie Vorgänge, Dokumente und Korrespondenz. Sie ist rollenabgegrenzt: Nur wer die Berechtigung hat, sieht sie.
Als PDF mit Anschreiben, kaufmännischer Positionstabelle, Summen mit Umsatzsteuer je Satz und Schlusstext, auf Ihrem Briefpapier-Profil nach DIN 5008. Die AGB werden auf einer eigenen Seite am Ende mitgedruckt und sind damit nachweislich Teil dessen, was der Kunde erhalten hat.
Der Vorgang weist darauf hin, dass der Kunde noch den alten Stand hat. Beim Erzeugen der nächsten Fassung wird nach dem Anlass gefragt; der Vergleich zweier Fassungen zeigt neue, entfallene und geänderte Positionen samt Summendifferenz. Die Angebotsnummer bleibt, nur der Fassungszähler läuft hoch.
Ja, über Export: als CSV für den Lexware-Importassistenten, als vollständige CSV für gängige Tabellen- und Warenwirtschaftsprogramme wie Sage oder JTL und als JSON für eigene Systeme. Zusätzlich können ERP- oder Middleware-Systeme über eine eigene Schnittstelle fertige Angebote maschinell einspielen.
Nein, und das ist Absicht. Termine am Vorgang, an der Firma oder am Ansprechpartner lassen sich als ICS-Datei in den eigenen Kalender laden. Eine Dauerverbindung zu einem Kalenderkonto gibt es bewusst nicht – VLYX speichert dafür keine Zugangsdaten.
Sehen Sie Ihre eigene Angebotslogik im Konfigurator
Bringen Sie ein typisches Angebot mit – wir zeigen Ihnen, wie die Regeln und die Preisfindung dafür aussehen.