Vertrauliche Dateien müssen raus – zum Kunden, zum Partner, zum Steuerberater. Wenn der offizielle Weg zu umständlich ist, greifen Mitarbeitende zur schnellen Lösung: E-Mail-Anhang oder privater Cloud-Link. Genau hier entsteht das Risiko.

Das Problem: Schattenlösungen entstehen aus Bequemlichkeit

Niemand nutzt einen offenen Cloud-Link aus böser Absicht. Er ist einfach schneller. Das Ergebnis: Vertrauliche Dateien liegen bei unbekannten Anbietern, Freigaben bleiben unbefristet offen, und niemand kann nachvollziehen, wer zugegriffen hat.

Die Folgen

  • Dateien liegen unbefristet und unkontrolliert im Netz.
  • Der Nachweis über Zugriffe fehlt.
  • Datenschutz- und Geheimhaltungspflichten werden verletzt – oft unbemerkt.

Der Lösungsansatz: Sicher und trotzdem einfach

Sicherer Dateiaustausch wird nur genutzt, wenn er einfach genug ist. Der VLYX-FileSharing bietet zwei bequeme, aber kontrollierte Wege: benannte Kunden erhalten Zugang per E-Mail-Einmalcode, anonyme Empfänger per passwortgeschütztem Link mit Zeitfenster.

Sicherheit setzt sich nur durch, wenn der sichere Weg auch der bequemste ist.

Jede Freigabe ist befristet, jeder Zugriff wird protokolliert, und bei Missbrauch greift eine automatische Sperre. Der Betrieb erfolgt auf eigener Infrastruktur.

Praxisbeispiel

Eine Kanzlei übergab Mandantenunterlagen bislang per E-Mail. Mit befristeten, identitätsgebundenen Freigaben ist nun nachvollziehbar, wer wann welche Datei heruntergeladen hat – und die Freigabe endet automatisch.

Passende VLYX-Produkte

Kurz beantwortet

Brauchen Empfänger ein Konto? Nein. Zugang per Einmalcode oder Link und Passwort – ohne dauerhaftes Konto.

Werden Zugriffe protokolliert? Ja, lückenlos mit Zeitpunkt.

Weiterlesen: Wo ein Netzlaufwerk für sichere Prozesse an Grenzen stößt.